Erst durch Abwicklung dieser Aufgaben unter Zuhilfenahme einer optimal auf die Praxisbedürfnisse abgestimmten Zahnarztsoftware ist es möglich,
effizient und korrekt zu arbeiten. Auch im Hinblick auf die von einigen Praxen angestrebte Zertifizierung nach DIN ISO und das damit verbundene Qualitätsmanagement wäre eine Organisation ohne Computer im Praxisalltag nicht durchführbar. Inzwischen gibt es eine große Auswahl unterschiedlichster Programme auf dem Markt. Die Beurteilung, welches
hiervon sich am besten für die eigene Praxis eignet, obliegt letztlich dem Inhaber. Bevor Sie sich allerdings definitiv für ein Programm entscheiden gilt: Testen Sie, bevor Sie investieren!
Gute Softwarefirmen halten für potenzielle Interessenten Testversionen bereit, zwar mit eingeschränkten Funktionen, dennoch aber soweit funktionell, dass in Ruhe über die Vor- und Nachteile, möglichst auch unter Einbeziehung von Personal, welches später mit dem Programm arbeiten soll, in der Praxis beraten werden kann. Seit einigen Jahren sind wir in der
Situation, fortlaufend mit unterschiedlichster Zahnarztsoftware durch unsere Kunden konfrontiert zu werden. Und nicht selten stoßen Anwender - und
demzufolge auch wir - auf Punkte, die im Praxisalltag zu unbefriedigenden Situationen führen und oft nur durch umständliche Aktionen gemeistert werden können (großes Thema: Festzuschuss!). Ist jedoch die Investition für ein Programm erst einmal getätigt, scheuen sich verständlicherweise die meisten Praxisinhaber, auf ein anderes Programm umzusteigen. Als kleine Hilfestellung erhalten Sie aus diesem Grund nachfolgend eine Auflistung wichtiger Punkte, die bei der Wahl zur „richtigen" Software herangezogen werden können:
• Klären Sie, wie lange diese schon Software für die
Zahnarztpraxis anbieten (direkt oder über Händler),
wie viele Kollegen diese bereits nutzen. Bitten Sie um
Referenzadressen! Wird diese Software stets weiterentwickelt?
Wenn Sie nur verbessert wird, sollte es
Ihnen zu denken geben. (Häufige Ausreden: „Wenn
unser neues Update kommt, wird alles super.")
• Verfügt das Programm über Windows 98/NT oder
2000, welche Benutzeroberfläche, entspricht es
der ISO 9002? Ist die Oberfläche Bedienerfreundlich
oder unübersichtlich?
• Ist ein übersichtliches Handbuch vorhanden? Ist die
Hotlineberatung prompt und versiert? Welche Kosten
entstehen bei Nutzung der Hotline?
• Aus welchen Einzelmodulen setzt sich das Programm
zusammen? Müssen Sie das komplette Programm
wählen, oder können Sie je nach Bedarf die
für Sie notwendigen Einzelmodule erwerben? Anwenderfunktionen
oder Module, für die Sie keine
Verwendung haben, sind oft im Paketpreis dabei -
Sie bezahlen sonst etwas, das Sie nicht nutzen!
(Achtung: Lassen Sie sich nicht von niedrigen Preisen
zur Standardausstattung locken - meist sind Zusatzmodule
notwendig, die nicht unerheblich teuer
angeboten werden. Rechnen Sie immer die komplett
notwendige Softwareausstattung!
• Testen Sie das Standardmodul der Software: Sind die
01-Befunde und die Zahnhistorie direkt abrufbar, ist
ein direkter Rezeptausdruck möglich, etc.?
• Wichtig ist die Handhabung bei der Abrechnung:
Ist eine individualisierte Leistungserfassung sowie
eine Plausibilitätsprüfung und die Privatliquidation
möglich, welche Fachgebiete können geplant und
abgerechnet werden? Sortiert das Programm zwischen
Kassen- und Privatleistungen?
• Sind weitere Programmzusätze, z. B. Terminverwaltung,
Statistiken, integriert und einfach abrufbar?
Thema Qualitätsmanagement!
• Ist auch eine Lagerverwaltung möglich? Sind Umsatz-,
Fall- und Tagesstatistik etc. schnell am Bildschirm
zu ersehen oder auf Wunsch auszudrucken?
• Welche Schnittstellen und Sonderfunktionen zeichnen
das Programm aus und bieten einen Zusatznutzen?
• Ist eine individuelle Textgestaltung möglich, oder
ist dies ausschließlich mit den vom Programm vorgegebenen
Vorlagen möglich?
• Besteht eine Verbindung zwischen Rechnungsund
Mahnwesen bzw. ist eine Verbindung zur Datev
oder dem Steuerberater möglich?
• Können Sie sich bei Bedarf auch von zu Hause auf
das System einwählen, z. B. über DSL, und ist das
System uneingeschränkt mehrplatzfähig?
• Ist die Textverarbeitung über Word möglich, können
Kundenserienbriefe direkt aus der Kartei erstellt
werden, kann eine E-Mail Verbindung zum
Patienten eingerichtet werden?
• Welche Schnittstellen (z. B. für die intraorale Kamera
oder das digitale Röntgengerät) gibt es?
• Gibt es die Möglichkeit der Bildarchivierung?
• Fragen Sie nach der technischen Mindestanforderung
für eine systemgerechte Hardware (Größe der
Festplatte und des Arbeitsspeichers, Bildschirmgröße
für optimale Auflösung etc.)
• Klären Sie, ob es sinnvoll ist, Soft- und Hardware von
einer Firma zu kaufen. Ist dies nicht der Fall, wird Ihnen
unter Umständen bei Anwendungsproblemen
die Softwarefirma sagen „Hardwarefehler" - und die
Hardwarefirma umgekehrt die Schuld von sich weisen.
Bis der Fehler gefunden und die Schuldfrage geklärt
ist, haben Sie kostbare Zeit verloren!
• Stellen Sie eine Gesamtrechnung für Hardware,
Software mit evtl. Zusatzmodulen, Software-Wartungsverträgen
zusammen.
• Prüfen Sie ganz genau, ob die Software fehlerfrei zwischen
Regel-, gleich- und andersartiger Versorgung
unterscheidet. Es gibt noch immer Programme, die eigenständig
keine Definition hierfür vorgeben können!
Werden die Festzuschüsse automatisch ermittelt oder
müssen sie manuell eingetragen werden? Wird die
Regelversorgung automatisch ermittelt oder muss sie
eingegeben werden? Können GOZ und BEB unproblematisch
ergänzt bzw. abgeändert werden? Können
Begründungslisten erstellt werden?
• Werden automatisch alle Formblätter zur Privatvereinbarung
von Leistungen erstellt und können diese
ggf. auch abgeändert werden?
• Mittlerweile gibt es auch hervorragende Beratungssoftware
zur Unterstützung der Patientenaufklärung
im Zahnersatzbereich - prüfen Sie, ob das von Ihnen
in Betracht gezogene Programm sich auch mit anderen
Programmen verknüpfen lässt.
Gerade im Rahmen der befundbezogenen Festzuschüsse und der laufenden Änderungen werden erhebliche Ansprüche an die Programmierer gestellt. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Die Zeitintervalle bis zur Optimierung der Programme reichten von ca. 4 Wochen bis zu 3 Monaten. Demzufolge herrschte in einigen Praxen Chaos. Zum verwirrenden „Informationskuddelmuddel" zu den Festzuschüssen kam auch noch die Problematik, dass diverse Fehler in der EDV-Berechnung auftraten, die letztendlich zu noch mehr Verwirrung führten. Wirklich gute Firmen haben diese Startprobleme schnell in den Griff bekommen und reagieren seitdem zuverlässig auf Änderungen. Andere hingegen haben immer noch Probleme in der Umsetzung! Und noch ein Tipp zum Schluss: Investieren Sie nach dem Kauf auch in eine umfangreiche Schulung durch die Softwarefirma. Bedingt durch die Komplexität der Programme kann nur effektiv gearbeitet werden, wenn eine umfangreiche Unterweisung vorangegangen ist. Von einem autoditaktischen Erlernen aufgrund der mitgelieferten Handbücher kann aufgrund der hohen Zeitinvestition nur abgeraten werden!
