Auch im Geschäftsleben wird immer mehr Wert auf hochwertigen Kaffeegenuß gelegt. Vorbei sind die Zeiten des in Thermokannen abgefüllten Filterkaffees. Mitarbeiter in Unternehmen, Kunden im exklusiven Einzelhandel sowie anspruchsvolle Gäste in der Hotellerie verlangen Vielfalt, Qualität und Convenience.

Dieser Trend läßt sich selbst in Krankenhäusern und Praxen feststellen. Auch Zahnarztpraxen setzen sich immer mehr mit dem Thema Kaffee auseinander: nicht nur im Hinblick auf das eigene Personal, sondern auch für das Wohl der Patienten. Diese werden verstärkt als Kunden wahrgenommen, die über die ärztliche Betreuung hinaus auf Service und Komfort Wert legen. Wer in Zukunft in seinem Wartezimmer neben aktuellen Zeitschriften und Wasserspender Kaffee anbieten möchte, hat die Qual bei der Wahl des Kaffeebrühsystems. Die Anzahl verschiedener Kaffeesysteme und -maschinen ist in den vergangenen Jahren rapide gewachsen und schwer durchschaubar geworden. Die folgende Übersicht soll helfen, die richtige Wahl für die speziellen Wünsche in Ihrer Praxis zu treffen.
Je nach Bedarf sollten Sie sich vor der Anschaffung eines Kaffeesystems wesentliche Fragen stellen:

Als erstes sollte geklärt werden, wer die Zubereitung von Kaffee oder Kaffeespezialitäten in Ihrer Praxis vornehmen soll. Während sich Mitarbeiter in der Regel selbst bedienen, gilt es zu klären, ob für die Patienten die Selbstbedienung in Frage kommt oder doch lieber der Service durch die Assistentin oder das Empfangspersonal.

Die nächste Frage ist, wie vielfältig das Angebot sein soll. Reichen Kaffee und Espresso aus, oder sollen auch Milchkaffee, Cappuccino und Latte Macchiato zubereitet werden können? Der Einsatz von Milchschaum ist in der Regel mit etwas mehr Reinigungsaufwand verbunden. Für die Hygiene des Milchschäumers sollte daher auf jeden Fall jemand vom Personal verantwortlich sein. Wenn Sie wenig Platz haben, aber dennoch in den Genuß von Kaffeespezialitäten kommen möchten, sollten Sie darauf achten, daß der Milchschäumer oder die Dampfdüse direkt in die Maschine integriert ist. Dampfdüsen eignen sich jedoch kaum für die Selbstbedienung durch die Patienten.

Möchten Sie bei den Kaffeespezialitäten mit Frischmilch oder Milchpulver arbeiten? Frischmilch oder H-Milch garantieren eine bessere Schaumqualität, während Milchpulver weniger Aufwand verursacht. Letzteres wird von manchen Herstellern in Form von Kapseln angeboten oder bei größeren Automaten direkt mit dem Kaffee vermischt. Bei Frischmilch können Sie die Zubereitung der Kaffeespezialitäten selbst vornehmen und entsprechend dosieren.

Wo soll der Kaffee-Automat in der Praxis eingesetzt werden – im Empfang, Arztzimmer, Wartezimmer oder Sozialraum? Welche Kapazitäten werden benötigt? Brauchen Sie einen Festwasseranschluß oder reichen großzügige Wassertanks aus? Um häufiges Nachfüllen zu vermeiden, sollten Sie auf eine Kapazität von mindestens drei Litern achten.

Für die Zubereitung von Kaffee und Espresso reicht es aus, normales Leitungswasser zu verwenden. Allerdings sollten Sie darauf achten, daß die Maschine je nach Kalkgehalt des örtlichen Leitungswassers regelmäßig entkalkt wird. Manche Automaten zeigen automatisch an, wenn dies nötig geworden ist. Die meisten Anbieter führen auch spezielle Entkalkungsmittel und Wasserfilter im Sortiment. Auf den Einsatz handelsüblicher Entkalker für Haushaltsgeräte sollten Sie verzichten, da diese nicht für professionelle Geräte ausgelegt sind.

Wer kümmert sich um die Reinigung der Maschinen? Übernimmt dies das eigene Personal, dann sollten Sie auf bedienungsfreundliche und einfach zu reinigende Systeme setzen. Wenn die Maschine im exponierten Empfangsbereich oder Wartezimmer aufgestellt wird, dient die regelmäßige und sorgfältige Reinigung dem Praxis-Image!

Möchten Sie ein geschlossenes oder offenes System einsetzen? Beim geschlossenen System kann die Maschine nur mit bestimmten Kaffee- oder Espresso-Kapseln, auch Pads genannt, verwendet werden. Der Vorteil hierbei ist die frische Zubereitung Tasse für Tasse und die längere Haltbarkeit des Kaffees. Er bleibt in der Kapsel geschützt und setzt sein ganzes Aroma erst bei der Extraktion frei. Das offene System läßt Ihnen wiederum die freie Wahl, welche Bohnen oder welches Kaffeemehl Sie verwenden möchten. Einmal geöffnet verliert der Kaffee allerdings aufgrund von Licht, Luft und Feuchtigkeit schon innerhalb weniger Stunden sein Aroma und seine Frische. Selbst die Aufbewahrung im Kühlschrank und das Wiederverschließen der Verpackung vermeiden nicht, daß die feinen Kaffeearomen entweichen.

Welches Vertragsmodell ist am besten für Ihre Praxis geeignet? Dies hängt unter anderem von der Anzahl der Kaffeetrinker ab. Kaufen Sie die Maschine, dann haben Sie anfangs je nach Preislage hohe Investitionskosten, können anschließend jedoch selbst über den Kaffeeverbrauch entscheiden. Wenn Sie sich auf eine sogenannte Leihstellung festlegen (Maschine wird vom Kaffeebetreiber kostenlos gestellt, dafür ist der Kaffee dann etwas teurer), müssen Sie eine gewisse Mindestlaufzeit akzeptieren und monatliche Mindestabnahmen garantieren. Hier sollten Sie auch darauf achten, daß die Service- und Wartungskosten im Kaffeepreis bereits inbegriffen sind. Nur wenn genügend Kaffeetrinker zusammen kommen, ist dieses Vertragsmodell auch interessant für Ihre Praxis.

Wer zahlt für den Kaffee? Die Mitarbeiter jeder für sich oder die Praxis für alle, Patienten inklusive? Wie soll die Abrechnung erfolgen? Per Kaffeekasse? Aufgrund ihrer portionierten Abpackungen bieten Kapselsysteme eine gute Wareneinsatzkalkulation. Man kann jede Tasse einzeln abrechnen, indem eine Person in der Praxis für die Bestellung und Weiterverteilung der Kapseln zuständig ist.

Autor:
Nathalie Schramm
Kronenstraße 28
40217 Düsseldorf